Homeoffice ist derzeit ein viel genutzter Begriff und in Zusammenhang mit der Corona-Pandemie hat er an Bedeutung hinzugewonnen. Für die einen ist es ein Grauen. Denn viele Arbeitgeber haben sich nicht richtig darauf vorbereitet und erwarten  als Notlösung zum Teil die Nutzung der eigenen Hardware. Für das Team von  Tomik + Partner bedeutet Homeoffice ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz mit durchdachten Systemen und effizienten, digitalen Strukturen. Zu den Hintergründen und den Intentionen der Kanzlei haben wir mit IT- und Business-Consultant Manuel Paulfeuerborn gesprochen.

Herr Paulfeuernborn, wie sehen die Homeofficearbeitsplätze bei Tomik + Partner aus?

 „Wenn wir von Homeoffice sprechen haben wir den Anspruch, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genau den Comfort zu Hause zu ermöglichen, den sie auch in der Kanzlei bekommen. Denn sie sollen genauso professionell arbeiten können. Nahezu jeder hat deshalb einen vollausgestatteten Arbeitsplatz wie in der Kanzlei auch. Er besteht aus einem leistungsfähigen Rechner, extra großen Bildschirmen, einem Headset und einem IPad für Videokonferenzen und die Nutzung von OneNote und weiteren Tools.

Wir achten auch besonders darauf, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen geeigneten Platz in ihrer Wohnung haben, wo sie ungestört arbeiten und der Arbeitsplatz dauerhaft aufgebaut sein kann.

Auch beim Telefonieren von zu Hause gibt es keine Experimente über eigene Telefone oder ähnliches. Jeder Arbeitsplatz ist an die Telefonanlage der Kanzlei gekoppelt. Via Headset können wir wie gewohnt über unsere Durchwahl die Mandantengespräche entgegennehmen.“

Warum ist es Ihnen so wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gut ausgestattet sind?

„Wir haben hohe Qualitätsstandards an unsere Arbeit und in der Betreuung unserer Mandanten und sind deshalb in unserer Kanzlei digital und IT-technisch am Puls der Zeit aufgestellt.

Gleichzeitig möchten wir unserem Team im Sinne von „New Work“ möglichst flexible Arbeitszeitmodelle bieten und die Möglichkeit geben, Familie und Beruf bestmöglich unter einen Hut zu bringen.

Da liegt es nahe, die Arbeitsplätze im Homeoffice professionell auszustatten.

Damit erfüllen wir die hohen Qualitätsstandards, sind jederzeit für unsere Mandanten erreichbar und wir können unseren Arbeitstag flexibel gestalten. Dies ist ja auch gerade in der Corona-Pandemie für viele sehr wichtig.“

Wie ist es möglich, dass das alles so reibungslos funktioniert?

„Die Partner in unserer Kanzlei sind Digitalisierungstreiber und interessieren sich sehr für IT-Themen und den technologischen Fortschritt zur Weiterentwicklung von Tomik + Partner. Und das schon immer. Das heißt, dass Digitalisierung in unserer Kanzlei nicht erst jetzt Einzug hält, sondern die Strukturen schon seit Jahren geschaffen wurden und immer mit den neuesten Entwicklungen weiterentwickelt werden.

So verfügen wir über ein kanzleiinternes Rechenzentrum und haben eine eigene IT-Abteilung, was in der Kanzleilandschaft schon sehr exotisch ist. Alle Prozesse sind voll digitalisiert. Bei der Bearbeitung von Buchhaltungen, Lohnabrechnungen oder Jahresabschlüssen nehmen die Steuerfachkräfte kein Papier mehr in die Hand. Umso besser für die vollumfängliche Bearbeitung der Mandantenanliegen aus dem Homeoffice.

Das Thema Homeoffice wurde ebenso nicht erst seit der Corona-Pandemie bedacht, sondern schon Anfang letzten Jahres wurden die Strukturen geebnet und die Arbeitsplätze eingerichtet.

Konfiguriert und an das kanzleiinterne eigene Rechenzentrum angeschlossen wurde dies durch unsere IT-Abteilung.“

Ändert sich durch die Arbeit im Homeoffice etwas für Ihre Mandanten?

„Ganz klar nein. Wir sind vollumfänglich aus dem Homeoffice einsatzbereit und jederzeit erreichbar. Über die Fachsoftware DATEV und unsere Tools T+P Doksafe – mit dem wir unseren Mandanten über ein sicheres Archiv Dokumente in der Cloud zur Verfügung stellen können –  und T+P Safetransfer – mit dem unsere Mandanten uns ihre Dokumente digital übermitteln können – tauschen wir Dokumente digital und nach höchsten Datenschutzstandards aus. Aktuell arbeitet noch nicht jeder Mandant damit. Wir können es aber nur empfehlen, da die Tools eine höchst effiziente und digitale Zusammenarbeit möglich machen.“

Wie verändern sich der Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit durch die Arbeit im Homeoffice?

„Im Homeoffice lassen sich die Arbeitszeiten flexibel, je nach den Bedürfnissen jedes einzelnen gestalten. So ist es ja auch gewollt. Denn dadurch wird familienkompatibles Arbeiten möglich, was für viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig und notwendig ist. Diesen Trumpf nutzen wir auch sehr erfolgreich im Mitarbeiterrecruiting. Denn wir sind immer auf der Suche nach engagierten neuen Kolleginnen und Kollegen.

In der Zusammenarbeit ändert sich, außer dass wir uns nicht real begegnen, nicht viel.

Nach Anmeldung am System können Kolleginnen und Kollegen leicht erkennen, wer wann erreichbar ist. So herrscht größtmögliche Transparenz für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit. Wir können uns per Videokonferenz sehen, miteinander telefonieren oder über unserer Telefonanlage auch chatten. Alle Dokumente und Unterlagen können über unser Kanzleinetz ausgetauscht und eingesehen werden.

Projekte managen wir über unser Projektmanagementool MeisterTask, wo wir zertifizierter Expertpartner sind.

Besprechungen finden mit verschiedenen Tools als Videokonferenzen statt. Jeder Mitarbeiter kann über sein IPad daran teilnehmen.

Aber natürlich ersetzt das alles nicht das Zusammenkommen in der Kanzlei. Deshalb ist es uns wichtig, dass es ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Präsenz in der Kanzlei und dem Arbeiten von zu Hause gibt. Jeder Mitarbeiter kann seine Homeofficepläne inviduell mit seiner Führungskraft abstimmen.“

Wenn Digitalisierung bei Ihnen so groß geschrieben wird. Was sind die nächsten Themen, an denen Sie arbeiten?

„Oh, da gibt es einige Projekte. So soll z. B.  die Ausgangspost  voll digitalisiert an die Mandanten verschickt werden. Dokumente können über Unterschriften-Pads von allen Berufsträgern unterzeichnet werden.  Die Erstellung von Dokumenten vom Entwurf bis zur Unterschrift erfolgt zukünftig innerhalb der Kanzlei (und den Homeoffices!) nur noch digital. Ganz am Ende erfolgt ein Ausdruck beim Postausgang im Sekretariat für Mandanten, noch Papier wünschen. Vielen Mandanten setzen dafür aber bereits auf die eben schon erwähnte Cloud-Archiv-Lösung T + P DokSafe.

Zur Weiterentwicklung unserer internen Zusammenarbeit setzen wir gerade ein Intranet auf.“

Das klingt alles sehr spannend und innovativ. Können auch Mandanten von Ihrem Knowhow profitieren?

„Selbstverständlich. All unsere Erfahrungen geben wir gerne weiter. Viele Mandanten haben davon auch bereits profitiert. Sie können mich gerne jederzeit für ein Beratungsgespräch ansprechen.“

Vielen Dank Herr Paulfeuerborn. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei den weiteren Entwicklungen in Ihrer Kanzlei