„Effizienz macht einfach mehr Spaß!“
Tomik + Partner verbessert mit digitalen Tools die Zusammenarbeit mit Mandanten
Die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater empfinden viele Unternehmer als zeitaufwendig, aktenlastig und technisch rückständig. Kein Wunder, dass Themen wie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung deshalb nicht gerade zu den Lieblingsthemen von vielen Unternehmern zählt.
Anders ist dies für die Mandanten von Tomik + Partner. Um die Zusammenarbeit so effizient und angenehm wie möglich zu gestalten hat sich die Kanzlei einiges einfallen lassen.
Michael Fortmann – Partner, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei Tomik + Partner – erzählt uns im Interview worauf sich Mandanten heute und in Zukunft in der Zusammenarbeit freuen können.
Herr Fortmann, Digitalisierung ist eines Ihrer Lieblingsthemen in Ihrer Kanzlei. Tomik + Partner ist sehr digital aufgestellt und das nicht erst seit der Coronapandemie. Was hat sie dazu bewogen?
Seit jeher haben wir in unserer Kanzlei den Anspruch, immer besser zu werden und unseren Mandanten den größtmöglichen Komfort in der Zusammenarbeit zu bieten.
Prozessoptimierung ist das Stichwort, welches zum wichtigen Treiber unserer Digitalisierung geworden ist.
Der Arbeitsalltag ist in vielen Unternehmen mittlerweile ausschließlich digital. Daneben fristet ein Thema allerdings häufig noch ein Schattendasein: die Buchhaltung und alles, was mit zusammenhängt. Sie ist noch viel zu häufig negativ konnotiert mit Ordnerstapeln und beinahe darunter verschütteten Kollegen. Das wollten wir ändern.
Ein weiteres wichtiges Thema für uns ist die Vermeidung von Papier.
Um all das zu realisieren, haben wir uns mit individuellen Tools professionell aufgestellt.
Von welchen Tools sprechen Sie?
Mit viel Entwicklungsarbeit haben wir kanzleiindividuelle Tools für die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten entwickelt. Es handelt sich hierbei um T+P SafeTransfer und T+P DokSafe.
Mit unserem T+P SafeTransfer können unsere Mandanten uns ihre sensiblen Dokumente digital zur Verfügung stellen. Nach Übernahme der Daten durch uns, werden sie gelöscht.
Über unser T+ P DokSafe stellen wir unseren Mandanten Dokumente in einem sicheren Cloud-Archiv zur Verfügung. So werden Bescheide, Auswertungen und Berichte und alle weiteren Unterlagen taggenau und papierlos übermittelt. Unsere Mandanten können von überall aus auf Ihre Daten zugreifen. Damit ersparen sie sich mühsame Archivierungen von Papier, Briefpost und E-Mails.
Selbstverständlich erfüllen wir bei allem höchste Datenschutz-anforderungen, worauf in Zeiten zunehmender Cyperkriminalität nicht genug geachtet werden kann. Alle Daten sind sicher und verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren gespeichert.
Beide Tools haben sich sehr gut bewährt. Effizienz macht sowohl im Unternehmen als auch in der Kanzlei einfach mehr Spaß als redundantes Arbeiten mit Papier.
Seit Jahren setzen wir bei unserer Mandantenbetreuung auch auf die bewährte Fachsoftware des Marktführers DATEV. Diese möchte ich hier nicht unerwähnt lassen, da sie viele Vorteile birgt.
In welchen Bereichen macht der Einsatz der Tools besonders Sinn?
Sie sind in allen Bereichen der Steuerberatung und Wirtschafts-prüfung einsetzbar und sorgen dort für enorme Effizienzsteigerungen.
Im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist der Effekt aber besonders spürbar.
Akten und Unterlagen müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden. Lange Postlaufzeiten und Portokosten werden vermieden und auch der Papierverbrauch sinkt enorm. Unverschlüsselte E-Mails, die datenschutzrechtlich ein großes Problem darstellen, fallen weg. Mandanten haben jederzeit einen Überblick über ihre Daten und können von überall aus darauf zugreifen. Unternehmer können Zugriffsrechte vergeben, so dass nur bestimmte Mitarbeiter berechtigt sind, bestimmte Daten zu einzusehen. So geraten wichtige Dokumente nie in falsche Hände.
Über das Tool Arbeitnehmer Online von DATEV erhalten unsere Mandanten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital.
Durch all diese Verbesserungen rutscht die Lohnbuchhaltung auf der Beliebtheitsskala in unseren Mandantenunternehmen deutlich nach oben.
Welche Unternehmen setzen auf Ihre Unterstützung im Bereich der Lohnbuchhaltung?
Insbesondere kleine und mittelständische Betriebe lagern ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung gerne an uns aus.
Das hat entscheidende Vorteile. Die Unternehmen brauchen selber keine Fachkraft für ihre Buchhaltung einstellen, müssen nicht in teure Software investieren und können sich darauf verlassen, dass sie immer up to date sind zu den verschiedenen Themen.
Was hat sich durch die Digitalisierung in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten geändert?
Die neuen Möglichkeiten erleichtern uns heute die Zusammenarbeit, ersetzen manuelle Prozesse und sparen eine ganze Menge Zeit, Geld und Nerven.
So bleibt mehr Zeit für die Beratung unserer Mandanten. Digitale Kanzleien, wie wir es sind, profitieren daher von einem gestärkten Kontakt zu ihren Mandanten, da wir uns mit den Prozessen beim Mandanten auseinander setzen. Und das ist wichtig, denn das Know-how des Steuerberaters, Wirtschaftsprüfers und der Fachexperten für Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird aktuell mehr denn je gebraucht. Nicht nur weil Steuergesetze immer komplexer werden, sondern auch, weil der Steuerberater immer mehr auch zum Wirtschaftsberater des Mandanten wird.
Unsere Mandanten schätzen diese Art der Zusammenarbeit sehr.
Was tut sich bei Ihnen zum Thema Digitalisierung in der Zukunft?
Da gibt es einiges. Wir haben z. B. unseren Rechnungsausgang voll digitalisiert und in den nächsten Wochen werden wir auch unseren gesamten Postausgang elektronisch gestalten.
Alle unsere Briefe werden zukünftig voll digital erstellt und über ein Signaturpad von uns unterzeichnet. Viele Mandanten erhalten diese Dokumente dann direkt über unseren T+P DokSafe, so dass gar kein Papier mehr benötigt wird. Unsere Mandanten erhalten eine Information per Mail, sobald neue Dokumente eingestellt sind. Durch die Vergabe von verschiedenen Zugriffsberechtigungen, können vertrauliche Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
Wer das möchte bekommt natürlich weiterhin einen Ausdruck mit der Briefpost zugeschickt.
In den nächsten Wochen werden wir alle Mandanten dazu anschreiben und ihnen die vielen Möglichkeiten und Vorteile von T+P DokSafe aufzeigen.
Einige Mandanten arbeiten bereits damit, und wir bekommend viel positive Resonanz.
Wir haben auch noch viele weitere Ideen für die weitere Digitalisierung unserer Kanzlei. Dazu dann aber zu gegebener Zeit mehr. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Gerne beraten wir unsere Mandanten auch zum Thema Digitalisierung im Unternehmen und geben unser Know-how weiter. Manuel Paulfeuerborn, IT & Business Consultant bei Tomik + Partner, steht Ihnen jederzeit gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.
Vielen Dank Herr Fortmann für diesen interessanten Einblick in Ihre Digitalisierungsthemen. Wir wünschen weiterhin viel Erfolg.
Herr Fortmann, Digitalisierung ist eines Ihrer Lieblingsthemen in Ihrer Kanzlei. Tomik + Partner ist sehr digital aufgestellt und das nicht erst seit der Coronapandemie. Was hat sie dazu bewogen?
Seit jeher haben wir in unserer Kanzlei den Anspruch, immer besser zu werden und unseren Mandanten den größtmöglichen Komfort in der Zusammenarbeit zu bieten.
Prozessoptimierung ist das Stichwort, welches zum wichtigen Treiber unserer Digitalisierung geworden ist.
Der Arbeitsalltag ist in vielen Unternehmen mittlerweile ausschließlich digital. Daneben fristet ein Thema allerdings häufig noch ein Schattendasein: die Buchhaltung und alles, was mit zusammenhängt. Sie ist noch viel zu häufig negativ konnotiert mit Ordnerstapeln und beinahe darunter verschütteten Kollegen. Das wollten wir ändern.
Ein weiteres wichtiges Thema für uns ist die Vermeidung von Papier.
Um all das zu realisieren, haben wir uns mit individuellen Tools professionell aufgestellt.
Von welchen Tools sprechen Sie?
Mit viel Entwicklungsarbeit haben wir kanzleiindividuelle Tools für die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten entwickelt. Es handelt sich hierbei um T+P SafeTransfer und T+P DokSafe.
Mit unserem T+P SafeTransfer können unsere Mandanten uns ihre sensiblen Dokumente digital zur Verfügung stellen. Nach Übernahme der Daten durch uns, werden sie gelöscht.
Über unser T+ P DokSafe stellen wir unseren Mandanten Dokumente in einem sicheren Cloud-Archiv zur Verfügung. So werden Bescheide, Auswertungen und Berichte und alle weiteren Unterlagen taggenau und papierlos übermittelt. Unsere Mandanten können von überall aus auf Ihre Daten zugreifen. Damit ersparen sie sich mühsame Archivierungen von Papier, Briefpost und E-Mails.
Selbstverständlich erfüllen wir bei allem höchste Datenschutz-anforderungen, worauf in Zeiten zunehmender Cyperkriminalität nicht genug geachtet werden kann. Alle Daten sind sicher und verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren gespeichert.
Beide Tools haben sich sehr gut bewährt. Effizienz macht sowohl im Unternehmen als auch in der Kanzlei einfach mehr Spaß als redundantes Arbeiten mit Papier.
Seit Jahren setzen wir bei unserer Mandantenbetreuung auch auf die bewährte Fachsoftware des Marktführers DATEV. Diese möchte ich hier nicht unerwähnt lassen, da sie viele Vorteile birgt.
In welchen Bereichen macht der Einsatz der Tools besonders Sinn?
Sie sind in allen Bereichen der Steuerberatung und Wirtschafts-prüfung einsetzbar und sorgen dort für enorme Effizienzsteigerungen.
Im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist der Effekt aber besonders spürbar.
Akten und Unterlagen müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden. Lange Postlaufzeiten und Portokosten werden vermieden und auch der Papierverbrauch sinkt enorm. Unverschlüsselte E-Mails, die datenschutzrechtlich ein großes Problem darstellen, fallen weg. Mandanten haben jederzeit einen Überblick über ihre Daten und können von überall aus darauf zugreifen. Unternehmer können Zugriffsrechte vergeben, so dass nur bestimmte Mitarbeiter berechtigt sind, bestimmte Daten zu einzusehen. So geraten wichtige Dokumente nie in falsche Hände.
Über das Tool Arbeitnehmer Online von DATEV erhalten unsere Mandanten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital.
Durch all diese Verbesserungen rutscht die Lohnbuchhaltung auf der Beliebtheitsskala in unseren Mandantenunternehmen deutlich nach oben.
Welche Unternehmen setzen auf Ihre Unterstützung im Bereich der Lohnbuchhaltung?
Insbesondere kleine und mittelständische Betriebe lagern ihre Lohn- und Finanzbuchhaltung gerne an uns aus.
Das hat entscheidende Vorteile. Die Unternehmen brauchen selber keine Fachkraft für ihre Buchhaltung einstellen, müssen nicht in teure Software investieren und können sich darauf verlassen, dass sie immer up to date sind zu den verschiedenen Themen.
Was hat sich durch die Digitalisierung in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten geändert?
Die neuen Möglichkeiten erleichtern uns heute die Zusammenarbeit, ersetzen manuelle Prozesse und sparen eine ganze Menge Zeit, Geld und Nerven.
So bleibt mehr Zeit für die Beratung unserer Mandanten. Digitale Kanzleien, wie wir es sind, profitieren daher von einem gestärkten Kontakt zu ihren Mandanten, da wir uns mit den Prozessen beim Mandanten auseinander setzen. Und das ist wichtig, denn das Know-how des Steuerberaters, Wirtschaftsprüfers und der Fachexperten für Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird aktuell mehr denn je gebraucht. Nicht nur weil Steuergesetze immer komplexer werden, sondern auch, weil der Steuerberater immer mehr auch zum Wirtschaftsberater des Mandanten wird.
Unsere Mandanten schätzen diese Art der Zusammenarbeit sehr.
Was tut sich bei Ihnen zum Thema Digitalisierung in der Zukunft?
Da gibt es einiges. Wir haben z. B. unseren Rechnungsausgang voll digitalisiert und in den nächsten Wochen werden wir auch unseren gesamten Postausgang elektronisch gestalten.
Alle unsere Briefe werden zukünftig voll digital erstellt und über ein Signaturpad von uns unterzeichnet. Viele Mandanten erhalten diese Dokumente dann direkt über unseren T+P DokSafe, so dass gar kein Papier mehr benötigt wird. Unsere Mandanten erhalten eine Information per Mail, sobald neue Dokumente eingestellt sind. Durch die Vergabe von verschiedenen Zugriffsberechtigungen, können vertrauliche Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
Wer das möchte bekommt natürlich weiterhin einen Ausdruck mit der Briefpost zugeschickt.
In den nächsten Wochen werden wir alle Mandanten dazu anschreiben und ihnen die vielen Möglichkeiten und Vorteile von T+P DokSafe aufzeigen.
Einige Mandanten arbeiten bereits damit, und wir bekommend viel positive Resonanz.
Wir haben auch noch viele weitere Ideen für die weitere Digitalisierung unserer Kanzlei. Dazu dann aber zu gegebener Zeit mehr. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Gerne beraten wir unsere Mandanten auch zum Thema Digitalisierung im Unternehmen und geben unser Know-how weiter. Manuel Paulfeuerborn, IT & Business Consultant bei Tomik + Partner, steht Ihnen jederzeit gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.
Vielen Dank Herr Fortmann für diesen interessanten Einblick in Ihre Digitalisierungsthemen. Wir wünschen weiterhin viel Erfolg.
